Como fazer uma boa gestão do tempo?
Não importa quem você é, sua idade, classe social, gênero ou religião. Seu dia tem as mesmas 24 horas que o dia de qualquer outra pessoa.
Então, por que há quem consiga realizar muito em poucas horas, enquanto outros não conseguem?
A verdadeira questão não é sobre quanto tempo você tem, mas sobre como você gerencia esse tempo.
Sem uma administração eficiente desse recurso essencial, não há como alcançar seus objetivos no trabalho e na vida pessoal.
O que é gestão do tempo?
Gestão do tempo pode ser definida como o processo de organizar e planejar a divisão do tempo entre as atividades específicas que você precisa executar durante o dia, a semana, etc.
O grande trunfo da gestão do tempo é que, quando bem feita, ela permite que você trabalhe de maneira inteligente e faça mais em menos tempo, mesmo quando o prazo está apertado ou você trabalha sob pressão.
Qual a importância da gestão do tempo?
Em algum momento de suas vidas, a maioria das pessoas já experimentou o que acontece quando não fazem um bom gerenciamento do tempo disponível para realizar suas atividades.
O pior é quando a gestão inadequada do tempo chega ao ponto de prejudicar não apenas a produtividade, mas também a saúde, causando estresse, mau humor, perda de sono e outros males.
Esses efeitos negativos ajudam a provar a importância de se colocar em prática bons hábitos de gestão do tempo. Eles podem ajudar na organização e conclusão das tarefas de forma ágil e com qualidade.
Quais as vantagens de se fazer uma boa gestão do tempo?
Sabemos que qualquer mudança nos nossos hábitos nunca é uma tarefa fácil, mas planejar e gerir o tempo agrega uma série de benefícios, impactando na saúde, relacionamentos, produtividade e outros pontos da vida e da carreira.
Pensando nisso, selecionamos algumas das principais vantagens de fazer uma gestão do tempo adequada:
Diminuição do estresse: Construir e seguir um cronograma de tarefas faz com que você se sinta menos estressado e reduz a ansiedade.
Mais tempo livre: Pessoas que gerenciam efetivamente seu tempo conseguem ter mais tempo para gastar em hobbies ou outras atividades pessoais.
Maior produtividade e eficiência: Gerir bem o tempo leva a mais oportunidades e menos tempo desperdiçado em atividades triviais.
Uma melhor reputação profissional: A gestão do tempo é uma qualidade fundamental para profissionais de sucesso e, portanto, é valorizada pelos empregadores. A capacidade de priorizar e agendar tarefas é extremamente desejável para qualquer organização.
Capacidade de realizar objetivos: a gestão inteligente do tempo permite atingir metas e objetivos pessoais ou profissionais em um período de tempo mais curto.
Como fazer uma boa gestão do tempo?
Já notou como algumas pessoas parecem ser muito mais produtivas do que outras?
Se você não estiver se sentindo produtivo, provavelmente é sinal de que não está gerenciando o tempo de modo adequado.
Mas afinal, como fazer uma boa gestão do tempo?
Segue abaixo uma lista com ações simples que terão grande impacto no seu dia a dia.
* Faça um planejamento
Planeje seus dias e semanas com antecedência.
Uma boa dica é preparar uma lista com as tarefas que considera as mais importantes e urgentes, definindo um prazo para completar cada atividade.
No topo da lista, devem ser colocadas aquelas de maior prioridade.
A partir daí, você vai concluir as tarefas pendentes e começar uma nova atividade apenas quando a anterior for encerrada – e dentro do prazo, é claro.
Não se esqueça de sinalizar aquelas que você já concluiu.
Visualizar as atividades sendo finalizadas em sua lista aumenta a sensação de produtividade e trabalho bem feito.
Defina metas e objetivos
Uma coisa é certa: se não definir seus objetivos e metas da maneira certa, a chance de você não alcançar os resultados esperados é grande.
Mas quando define o caminho certo, aumentam as possibilidades de sucesso.
Um bom jeito de começar é usar o método SMART para te ajudar a ver as coisas de forma mais clara e assertiva.
As metas SMART são específicas, mensuráveis, realistas e temporais, por isso, se tornam mais próximas da sua realidade.
Defina prazos
Definir prazos e se esforçar para concluir as tarefas antes que acabem fará com que você seja mais focado e eficiente.
E a pessoa mais habilitada para definir esses prazos é você mesmo.
Faça uma análise honesta sobre o tempo de dedicação que uma tarefa específica exige.
Por exemplo, em vez de começar a trabalhar em um projeto e pensar em concluí-lo quando der, defina um limite de 10 horas para finalizar tudo.
Diga “não”
Quando outras pessoas pedem seu auxílio, essas tarefas podem ser importantes para elas, mas às vezes são conflitantes com seus objetivos e metas importantes.
No entanto, se você gosta da pessoa que pediu ajuda ou da tarefa proposta, pode ser muito difícil dizer não, ainda que isso atrapalhe seu planejamento.
Mas é essencial não cair na tentação de “abocanhar mais do que pode engolir”.
Em vez de aceitar automaticamente convites e ofertas, diga que vai verificar a programação antes de responder.
Essa simples atitude lhe dará o tempo necessário para avaliar ofertas e tomar decisões mais inteligentes e dizer “não” quando for preciso.
Priorize tarefas
É de suma importância saber priorizar as tarefas conforme a importância e a urgência de cada uma.
Por isso, identifique quais são as atividades a executar no prazo de um dia, quais podem ser concluídas em uma semana e assim por diante.
Lembre-se da regra 80/20, também conhecida como o Princípio de Pareto. Ela informa que 80% dos seus resultados virão de 20% de seus esforços.
Portanto, a chave para maximizar sua eficiência é priorizar as tarefas que contribuem para a maioria dos seus ganhos.
Gaste o tempo certo na atividade certa
Não há razão para dedicar um dia inteiro a uma tarefa que pode ser finalizada em bem menos tempo.
Para fugir dessa cilada, uma boa prática é encontrar o momento certo para realizar cada atividade.
Procure, também, reservar um tempo durante o dia para verificar suas atualizações nas redes sociais ou qualquer outra atividade pessoal.
Afinal, o ser humano não é uma máquina e fazer pequenas pausas pode contribuir para sua produtividade.
Como economizar tempo?
Embora essa expressão seja bastante utilizada, não há como realmente “economizar” o tempo.
Afinal, um dia tem sempre 24 horas, 60 minutos fazem uma hora, há 60 segundos em um minuto; isso nunca muda.
O que você pode fazer é controlar onde e como gasta o seu tempo e tomar medidas para reduzir ou eliminar os desperdícios.
Para ajudar nessa tarefa, selecionamos três métodos de gestão de tempo eficazes (e populares) para aproveitar ao máximo o tempo disponível e aumentar sua produtividade.
Confira detalhes abaixo.
Método GTD
Getting Things Done (GTD) ou, em tradução livre, “Fazer Acontecer”, é um método desenvolvido por David Allen e discutido em seu livro de 2001, que recebeu o mesmo título.
Basicamente, a técnica consiste em cinco etapas que permitem debater suas atividades e transformá-las em uma lista de tarefas simples:
Recolher: anotar todas as tarefas que vêm à mente
Esclarecer: determinar se a tarefa é acionável e se ela possui etapas concretas que você pode definir e seguir
Organizar: adicionar essa atividade a um calendário ou a uma lista de tarefas
Refletir: de tempos em tempos, revise suas tarefas: Qual é o próximo passo para a tarefa? Você realmente precisa finalizá-la esta semana?
Fazer: por fim, basta começar a trabalhar. Ao contrário de outras dicas, que aconselham realizar as tarefas difíceis ou desagradáveis primeiro, o GTD sugere que você tente completar os afazeres de acordo com o contexto, à medida em que eles surgem.
Uma das vantagens desse sistema é que você pode começar onde quer que esteja, mesmo se houver uma pilha enorme de atividades atrasadas.
Só é preciso escolher qualquer dessas atividades e aplicar o GTD.
Método Pomodoro
Francesco Cirillo foi o primeiro a cunhar esta técnica de gestão do tempo, na década de 1990. A inspiração para o nome veio do timer de cozinha em forma de pomodoro (tomate, em italiano) que ele usava para medir seu próprio progresso.
O método envolve a divisão do trabalho em intervalos cronometrados de 25 minutos, separados por intervalos mais curtos de 5 minutos de descanso.
Concentre-se completamente no seu trabalho durante esse tempo. Após 4 ciclos de 25 minutos trabalhados e 5 minutos de intervalo, faça uma pausa maior de 20 minutos.
Então, repita o processo até terminar o projeto ou o seu dia de trabalho.
O tempo de trabalho fixo fornece mais chances de se concentrar e as pausas regulares ajudam a eliminar o desgaste e melhorar o desempenho.
Método Kanban
O método Kanban é uma técnica de gestão do tempo que oferece uma representação visual clara de todo o trabalho a ser executado e ajuda você a acompanhar e controlar o progresso dos seus projetos.
A técnica foi desenvolvida na década de 1940, no Japão, por Taiichi Ohno. Ele a inventou para que posse aplicada na Toyota Automotive, a fim de aumentar a produtividade da empresa na fabricação de automóveis.
O processo é simples. Você pode usar um software próprio, um quadro branco e notas adesivas ou até mesmo uma caneta e papel.
O primeiro passo é determinar o número de estágios em seu projeto ou tarefa, criar as colunas e ir movendo as tarefas por elas de acordo com o andamento da atividade.
Por exemplo, você pode criar quatro colunas da seguinte forma:
Demandas: a partir de um brainstorming, você define todas as tarefas que precisa completar. Em seguida, decide quais delas devem ser movidas para a coluna “Para fazer” e quais tarefas podem aguardar.
Para fazer: estas são as tarefas em que você vai trabalhar
Em andamento: tarefas em que você está trabalhando atualmente
Concluído: tarefas finalizadas.
O interessante é que você pode dividir o projeto em tarefas pequenas e gerenciáveis e acompanhar o progresso de maneira visual.
O que faz você perder seu tempo?
Antes de listar os chamados “ladrões do tempo”, é fundamental definir o que significa perder tempo.
Uma perspectiva interessante é considerar o desperdício desse recurso com tarefas inúteis, triviais ou até prejudiciais, como fofocas.
Pausas, momentos de lazer ou descanso não são desperdício de tempo – a menos que você faça pausas excessivamente, utilizando-as para procrastinar.
O segredo para aproveitar melhor o tempo é minimizar os desperdícios e se dedicar a atividades úteis e prazerosas.
Listamos, a seguir, três dos principais “ladrões do tempo”, que você deve evitar.
Desorganização
A desordem torna difícil manter ou mesmo enxergar o foco e, quando perdemos o foco, perdemos tempo. Evite construir pilhas e pilhas de papel na sua mesa de trabalho. Você pode começar descartando tudo o que é dispensável e organizando documentos importantes em pastas.
Guarde os arquivos em gavetas com etiquetas no topo de cada um, se possível.
O importante é manter a organização do ambiente. Logo você perceberá que não está mais gastando tempo com buscas desnecessárias e poderá dedicar esses períodos para atividades prazerosas.
Procrastinação
Procrastinar significa adiar ou atrasar algo que precisa ser feito. Pode ser qualquer coisa, desde uma tarefa em casa até um projeto importante no trabalho. As pessoas procrastinam por inúmeras razões, como a falta de autoconfiança, a natureza complexa da tarefa ou, simplesmente, a falta de interesse ou foco.
Seja qual for o motivo, a gestão do tempo pode eliminar a procrastinação e suas consequências negativas.
Incapacidade de dizer não
Como mencionamos acima, muitas pessoas têm dificuldade em dizer não quando alguém pede seu auxílio, o que acaba gerando conflitos com sua própria agenda de afazeres. É ótimo ser uma pessoa colaborativa e engajada, mas é preciso ter em mente as suas prioridades, e isso implica em dizer “não” quando algum pedido atrapalhar seus planos.Caso você concorde em assumir uma nova tarefa, o ideal é negociar um prazo que possibilite ajudar o colega sem sacrificar o seu planejamento.
Dicas para fazer uma gestão do tempo eficiente
A seguir, veja algumas dicas preciosas para fazer uma gestão do tempo mais eficiente e aproveitar ao máximo esse recurso precioso.
Diminua as distrações
Após um período de concentração, é normal que nosso cérebro se distraia por alguns segundos. Mas prolongar esse período ou a quantidade de distrações pode atrapalhar o cumprimento de prazos.Para obter os resultados esperados, tenha sempre em mente os seus objetivos, porém, concentre-se em apenas uma parte do trabalho por vez.
Outra dica importante é: desative as notificações dos aplicativos do seu smartphone (principalmente das redes sociais) para evitar distrações. Deixe para verificar tudo de uma vez durante suas pausas.
Planejamento e revisão semanal (faça uma agenda)
Que tal reservar um tempo no domingo para criar uma lista de tarefas para todas as coisas que você precisa realizar durante a semana?
Ao criar essas listas, você está agendando as metas para cada dia. A vantagem disso é que, ao mesmo tempo que objetivos diários são mais fáceis de alcançar, eles também nos ajudam a atingir metas maiores no longo prazo.
Além de planejar, rever o seu dia/semana também é muito importante. Anote todas as tarefas que realizou e também as que não foram concluídas devido à falta de tempo ou qualquer outro motivo.
Praticar esse exercício diariamente ajuda a avaliar sua rotina diária e planejar melhor o dia seguinte, tomando decisões assertivas.
Tire as pendências da cabeça
Realizar muitas tarefas sem intervalos acaba prejudicando o foco e motivação. Por isso, estipule pequenas pausas (10 a 15min) entre as tarefas, realizando alguns exercícios para limpar a mente, como tirar um cochilo rápido, dar um passeio curto, meditar ou ler algo interessante.
O importante é manter sua saúde mental (e física) em equilíbrio.
Faça agora e não deixe para amanhã
Reclamar e procrastinar suas tarefas só faz você perder mais tempo.
Em vez disso, use o tempo de reclamação para arregaçar as mangas e começar o trabalho agora mesmo.
Tenha foco e saiba priorizar
Separar suas tarefas de acordo com a importância e urgência é outra maneira de se manter organizado e focado para conseguir aumentar a produtividade.
Por exemplo, observe suas tarefas diárias e determine quais são:
Importantes e urgentes: faça essas tarefas imediatamente
Importantes, mas não urgentes: decida quando realizar essas tarefas
Urgentes, mas não importantes: delegue essas tarefas, se possível
Não são urgentes nem importantes: elimine esses afazeres, pois desperdiçam o tempo.
Dicas:
Softwares para gerenciar melhor o tempo
Se você está sempre fazendo malabarismo para cumprir demandas e prazos, pode se beneficiar de um software ou aplicativo para ajudar a gerenciar melhor o tempo.
Existe grande variedade desses programas, com destaque para o Trello, Toggl, RescueTime, PomoDoneApp e Todoist.
O ideal é que você pesquise, experimente algumas opções e escolha o mais adequado às suas necessidades. A maioria desses softwares permite visualizar as tarefas do projeto em um painel (dashboard), facilitando a organização de tarefas diárias curtas e rápidas.
Assim, é possível verificar quais precisam ser feitas, quais estão em andamento e quais já foram concluídas.
Há softwares que vão além, oferecendo serviços como relatórios de produtividade.
Outro recurso presente nesses programas são os calendários online. Com eles, você pode agendar reuniões, criar eventos, definir lembretes e verificar sua disponibilidade para uma data específica em praticamente qualquer dispositivo.
Curso de gestão do tempo
Além dos softwares, há instituições que oferecem cursos nessa área, visando capacitar pessoas a delegar tarefas com mais assertividade, organizar a agenda, identificar e eliminar o desperdício de tempo. O nível de formação é bem variado, indo de cursos livres (presenciais ou virtuais) com poucas horas até programas de pós-graduação especializados no assunto.
Antes de escolher um dos treinamentos, verifique a credibilidade da instituição que o realiza e se ele está de acordo com suas necessidades e propósitos.
Livro: O Poder do Hábito – Por que fazemos o que fazemos na vida e nos negócios, de Charles Duigg
Fonte do texto: SBCOACHING.Gestão do tempo: o que é, vantagens e como fazer, Disponível em: <https://www.sbcoaching.com.br/gestao-do-tempo-o-que-e-vantagens-e-como-fazer/> Acesso em 14 de Jun. de 2021